تبلیغات

سایت تخصصی و پروژه های مهندسی صنایع - بهنگام کردن پروژه در MSP

بهنگام کردن پروژه در MSP

بعد از اینکه برنامه پروژه بطور کامل تهییه و تصویب گشت پروژه شروع به اجرا می گردد ، در این گام در دوره های زمانی خاصی مانند ماهیانه ، هفتگی و ... می بایست گزارشی از وضعیت پروژه تهییه نماییم ، برای این منظور می بایست نخست اطلاعات واقعی پروژه را در نرم افزار وارد کنیم وتعیین نماییم هر یک از فعالیت هایمان که در آن دوره زمانی می بایست مطابق برنامه اجرا می گردیدند در چه وضعیتی قرار دارند

در نرم افزار MSP ابزاری که این امکان را به ما میدهد در نوار ابزار Tracking قرار دارد که می بایست آن را در نوار ابزارهای بالای صفحه فعال نمود

پیش عملیات ها

قبل از اعمال گزارشات پیشرفت میبایست یکسری پیش نیازی ها را در نظر گرفت

·       فعال نمودن نمای Tracking Gantt

·       فعال نمودن جدول Tracking

·       فعال نمودن نوار ابزار Tracking

·       غیر فعال نمودن Status Date

·       مشخص نمودن Current Date بر روی نمای Gantt

·       قرار دادن Current Date تا تاریخی که گزارش پیشرفت ارائه شده است

نکته قابل توجه دیگر در این جا این است که در زمان اعمال گزارشات پیشرفت دیگر حق تغییر نما را تازمان اعمال کامل گزارشات نداریم

 

 

 

 

بطور کلی بهنگام کردن پروژه به حالتهای زیر انجام می گردد

 

1) اجرای پروژه مطابق برنامه

در حالت اول پروژه مطابق برنامه در دوره زمانی اجرا گردیده است و هیچ گونه تأخیر و عقب افتادگی در پروژه رخ نداده است ، در این حالت که ساده ترین آن است به منظور بهنگام کردن پروژه تا آن تاریخ مورد نظر به شکل زیر عمل می کنیم

نخست می بایست current date را مطابق با تاریخ گزارش پیشرفت ارائه شده تنظیم نمود و status date را غیر فعال کرد

سپس کلیه فعالیت های پروژه را با فشردن سلول خالی بالای فیلد ID انتخاب می کنیم و با فشردن گزینه update as scheduled در نوار ابزار tracking کلیه فعالیت های پروژه که می بایست تا آن تاریخ انجام می گردیدند مطابق برنامه درصد پیشرفت می گیرند

 

2) عدم اجرا مطابق برنامه

در این حالت تعدادی از فعالیت های پروژه در دوره گزارش گیری مطابق با برنامه اجرا نمی گردند در واقع در این وضعیت نمی توان از روش قبل برای بهنگام کردن پروژه استفاده نمود

در این وضعیت  می بایست بصورت دستی مقدار پیشرفت فعالیت هایی از پروژه را که در دوره زمانی قرار دارند را وارد کرد برای این منظور نخست فعالیت هایی که مطابق برنامه اجرا گشته اند را انتخاب نموده و گزینه update as scheduled را مجدد فشار می دهیم ولی دقت نمایید که در حالت قبل تمام فعالیت های پروژه انتخاب گردید ولی در این حالت فقط آن فعالیتهایی را انتخاب می کنیم و آن گزینه را فشار می دهیم که مطابق برنامه اجرا شده اند

سپس نوبت به فعالیتهایی می رسد که مطابق برنامه اجرا نگشته اند ، برای بهنگام کردن آن فعالیت ها می بایست تک تک آنها را بهنگام کنیم برای این منظور هر یک از آنها را انتخاب نموده سپس گزینه update task را در نوار ابزار tracking انتخاب می کنیم ، صفحه ای باز می گردد که در آن می توانیم اطلاعات پیشرفت پروژه را در آن وارد نماییم

مثال/ فرض کنید حالتی به شکل زیر در پروژه رخ داده است

گزارشی به شما اعلام شده است مبنی بر اینکه فعالیتی با یک روز تأخیر آغاز شده است و بعد از دو روز کار با سه روز وقفه روبرو می گردد و بعد از آن تا به امروز مطابق برنامه اجرا می گردد.

برای ورود چنین گزارشی در نرم افزار به شکل زیر عمل می کنیم

برای اعمال دو روز تأخیر در شروع ، فعالیت مورد نظر را انتخاب نموده سپس گزینه update task را در نوار ابزار  tracking  و یا در مسیر زیر انتخاب می نماییم tools>tracking>update task  ، دقت نمایید که حتمأ فعالیت مورد نظر انتخاب شده باشد سپس در قسمت Actual تاریخ واقعی شروع فعالیت را وارد می نماییم ملاحظه می نمایید که تأخیر در شروع فعالیت با ورود تاریخ واقعی شروع فعالیت اعمال گشته است.

حال وارد مرحله بعد می گردیم در این مرحله طبق گزارش می دانیم که دو روز کار بر روی فعالیت مورد نظر صورت گرفته است که برای اعمال آن مجدد در همان صفحه  Update Task در قسمت Actual Dur مدت زمانی که کار بر روی فعالیت صورت گرفته است را وارد می نماییم که در این جا عدد دو را وارد می نماییم.

حال نوبت به اعمال تأخیر در فعالیت رسیده است برای این منظور می بایست دقت کافی را انتخاب گزینه های معرفی شده در اینجا بکار برد ، نخست فعالیت مورد را انتخاب نموده سپس  مسیر زیر طی نموده   Tools>Tracking>Update Project  

صفحه ای باز می گردد که در آن گزینه ای Reschedule Uncompleted work.. و گزینه Selected Task را انتخاب می کنیم و تاریخ آن را تاریخی قرار می دهیم که دقیقأ بعد از مدت زمان تأخیر ،  فعالیت مجدد می خواهد آغاز گردد.

حال فعالیت را انتخاب نموده و گزینه update as scheduled را فشار می دهیم تا ادامه فعالیت مطابق برنامه تا لحظه مورد نظر بهنگام گردد ، مطابق با آنچه در گزارش ذکر شده است

 

3) ورود اطلاعات مربوط به هزینه های واقعی

یکی دیگر از مواردی که در بهنگام کردن پروژه می بایست مد نظر قرار گیرد هزینه واقعی فعالیتهای پروژه می باشد ، در نرم افزار MSP تا زمانی که فعالیت مورد بررسی بطور کامل به پایان نرسد ما اجازه وارد نمودن هزینه واقعی آن فعالیت را نداریم در واقع این امکان بطور پیش فرض سلب گردیده است

حال اگر فعالیت مورد نظر به پایان رسید و هزینه واقعی آن متفاوت با هزینه های پیش بینی بود برای وارد نمودن هزینه واقعی ،  در جدول  Tracking و فیلد Actual Cost آن هزینه را برای فعالیتی که به پایان رسیده اعمال می نماییم .

حال اگر بخواهیم هزینه های واقعی را قبل از اتمام فعالیت اعمال کنیم می بایست گزینه ای را در قسمت option غیر فعال کنیم

Tools>option>calculation>actual costs are always ….

ولی باید دقت کنید که اگر این گزینه غیر فعال گردد ورود هزینه های واقعی تمامی فعالیت ها بصورت دستی و بعهده خودمان می گردد و نرم افزار چیزی را محاسبه نمی کند

نکته قابل توجه دیگر این است که  اگر مجدد آن گزینه را فعال نماییم تمامی هزینه های وارد شده توسط اپراتور از بین رفته و هزینه های واقعی مجدد توسط نرم افزار محاسبه می گردد.

راه حل پیش نهادی برای این منظور این است که تا زمانی که فعالیت به پایان نرسیده است اطلاعات واقعی هزینه ای را وارد نکنیم ، ولی در صورت لزوم راه حل پیش نهادی ایست که فیلدی با ماهیت هزینه ای ایجاد و آن هزینه ها را در آن دارد نماییم و از آن برای گزارش گیری استفاده نماییم .

 

مورد خاص

فرض کنید یک فعالیت نیازمند دو منبع a,b می باشد حال گزارش می رسد که آن فعالیت در یک روز بدلیل حاضر نشدن منبع a به تأخیر افتاده است ، حال اگر بخواهیم این تأخیر را به کمک روشی که تا کنون آموخته ایم اعمال نماییم با مشکل روبرو می شویم چراکه اگر از روش قبل استفاده کنیم در آن روز که فعالیت به تأخیر می افتد هزینه هیچ یک از منابع منظور نمی گردد در حالی که تنها منبع a حضور نداشته است و منبع b حاضر بوده است و با وجود اینکه کاری صورت نداده است هزینه اش را دریافت نموده است لذا در این موارد می بایست بشکل زیر عمل نماییم .

به همان طریق قبل تأخیر را اعمال می نماییم ، بعد از آن نمای Task Usage را فعال می نماییم در آن نما قسمت cost را نیز همراه با work فعال می کنیم سپس مشاهده می نماییم که در روزی که کار به تأخیر افتاده است هزینه ای برای منبع b  که در آن روز در محل کار حاضر بوده است منظور نگشته است لذا می بایست هزینه آن منبع را در آن روز محاسبه و در Fixed Cost فعالیت وارد نماییم تا آن هزینه هم برای فعالیت منظور گردد.

 

مصطفی لطفی

Lotfi.Mostafa@Gmail.Com




طبقه بندی: برنامه ریزی و مدیریت پروژه، 

تاریخ : سه شنبه 7 اسفند 1386 | 11:02 ق.ظ | نویسنده : رضا لطفی | نظرات
لطفا از دیگر مطالب نیز دیدن فرمایید
.: Weblog Themes By SlideTheme :.